워킹맘의 업무 효율 올리는 도구 5가지

 

워킹맘의 시간, 부족한 게 아니라 시간 구조가 없기 때문이다

 

워킹맘의 하루는 말 그대로 시간과의 전쟁이다. 아침엔 아이를 깨우고 등교 준비를 도우며 출근 시간과 싸우고, 회사에서는 업무를 처리하며 하루 종일 분 단위로 움직인다. 퇴근 후에도 육아와 가사가 이어지며, 어느 순간 하루가 끝나버린다. 많은 워킹맘들이 “시간이 부족하다”고 느끼지만, 실제로는 시간이 모자란 게 아니라 시간을 배치하는 구조가 없기 때문이다. 

'일을 미루지 말자’고 결심해도, 계획이 틀어지면 모든 일정이 무너지기 쉽다. 이때 필요한 것은 단순한 일정표가 아니라, 워킹맘의 생활 구조 전체를 리디자인할 수 있는 생산성 시스템이다. 업무 효율이 떨어지는 가장 큰 원인은 정리가 안 된 상태에서 일을 시작하는 데 있다. 머릿속에서 뒤엉킨 정보와 감정 속에서그날그날 떠오르는 일부터 처리하다 보면, 하루 종일 바쁘게 움직이고도 해야 할 일의 절반도 끝내지 못하는 경우가 많다.특히 워킹맘은 직장인과 엄마의 역할을 동시에 수행하기 때문에, 반복되는 실수를 줄이고 체력 소모를 최소화하려면 일상 자체를 구조화할 필요가 있다. 예를 들어, “어떤 도구로 업무를 시작하고 정리할 것인가?”,

“어떤 방식으로 가정의 일정까지 통합 관리할 것인가?”를 고민하는 게 핵심이다. 이 글에서는 워킹맘이 실제로 업무 효율을 획기적으로 높일 수 있는 5가지 도구를  소개한다. 이 도구들은 단순한 ‘편리한 앱’이 아니라, 삶의 리듬을 재정비해주는 실전 솔루션이다.

 

워킹맘의 업무효율 도구 5가지

 

워킹맘의 브레인: Notion, 플래너, 캘린더로 구조화하라

 

워킹맘의 뇌는 항상 바쁘다. 하루에도 수십 가지 정보를 기억하고, 처리하고, 또 조율해야 하기 때문이다. 이럴 때 도움이 되는 첫 번째 도구는 바로 Notion(노션)이다. 단순한 메모 앱이 아니라, 정보 정리·일정 관리·루틴 구조화까지 가능한 올인원 시스템이다. 업무 관련 프로젝트, 회의록, 회계 관리뿐 아니라 자녀의 병원 일정, 가족 생일, 가계부, 장보기 목록 등도 한 눈에 정리할 수 있다. 특히 워크스페이스를 꾸미는 재미도 있어 꾸준히 쓰게 되는 점도 장점이다. 이미 만들어진 템플릿을 활용하면 ‘주간 시간표’, ‘가계부’, ‘가족 일정’ 등을 빠르게 구성할 수 있다. 또 하나의 핵심 도구는 Google Calendar(구글 캘린더)다. 구글 캘린더는 시간 단위의 일정 시각화에 매우 탁월하다. 워킹맘은 대기시간, 이동시간 같은 ‘틈새시간’이 많은데, 이 시간을 시각적으로 파악할 수 있어 일정 사이 간격을 활용한 ‘짧은 작업 배치’가 가능하다. 예를 들어 10분 빈 시간이 있다면, 미뤄둔 이메일 확인이나 간단한 설문 작성 등으로 효율적으로 쓸 수 있다. 또한 반복 일정 설정, 알림 기능, 공유 기능 등을 통해 배우자와의 일정 조율, 아이 학원 스케줄 관리도 쉽게 할 수 있다. 여기에 아날로그 플래너까지 함께 사용하면 체계적 구조가 완성된다. 특히 ‘주간 단위’ 플래너는 유연하면서도 스트레스를 덜 주는 계획 수립에 효과적이다. 일일 계획보다 주간 목표를 설정하면 예상치 못한 돌발 상황에도 유연하게 대응할 수 있다. 중요한 점은 계획을 세울 때 ‘빈칸’을 남겨두는 것이다. 여유를 시각화해야 일정이 지치지 않고 지속 가능해진다. 이처럼 디지털과 아날로그 도구를 적절히 혼합하면, 워킹맘의 머릿속은 훨씬 가벼워지고 행동은 명확해진다.

워킹맘의 집중력은 도구로 훈련된다: 타이머, 투두리스트, 브레인덤프

 

워킹맘에게 필요한 것은 ‘많은 시간’이 아니라, 집중 가능한 시간이다. 멀티태스킹에 시달리고 업무 중에도 자주 끊기는 환경에서 ‘집중력 유지’는 가장 큰 도전 과제다. 이때 활용할 수 있는 도구는 *Pomofocus(포모포커스)*와 같은 타이머 앱이다.

25분 집중, 5분 휴식으로 구성된 포모도로 기법은 짧은 시간에도 몰입할 수 있는 구조를 만들어준다.

아이가 자는 사이, 점심 직후의 30분, 또는 퇴근 후의 고요한 시간대처럼 짧은 시간이지만 고밀도의 업무 시간을 만들 수 있다.

*Todoist(투두이스트)*는 단순한 메모장이 아닌, 체계적인 할 일 관리 시스템이다. 우선순위 색상 표시, 기한 설정, 알림 기능 등을

통해 산만한 하루를 정리해주는 ‘일정 비서’ 역할을 한다. 특히 갑작스러운 변수(아이 병원, 학교 알림 등)에 대처할 때, 해야 할 일의 핵심만 추려주는 기능은 매우 유용하다. 해야 할 일이 쌓여서 어디서부터 시작할지 막막할 땐,Brain Dump(브레인 덤프) 해보자.

종이나 메모장에 머릿속에 있는 일, 걱정, 할 일 등을 무작정 써내려간 다음,오늘 해야 할 것만 따로 정리하는 방식이다. 

이 과정을 거치면 두뇌는 리셋되고, 마음은 정리된다. 집중력과 효율은 결국 ‘정리된 뇌’에서 출발한다. 중요한 건, 이 모든 도구를

하루에 몇 분만 사용하더라도 꾸준히 활용하면 루틴이 만들어지고,하루의 구조가 ‘관리되는 시스템’으로 변한다는 것이다.

반복되는 고민과 망설임에서 벗어나, 일과 삶의 리듬을 회복하는 첫걸음이 바로 이 도구들이다.

 

자동화는 워킹맘의 ‘숨은 비서’가 되어준다

워킹맘은 하루 종일 ‘기억해야 할 것들’에 둘러싸여 있다. 업무, 아이 일정, 장보기, 학교 행사, 계약 갱신 등. 이런 반복적이고 비슷한 작업은 ‘생산성 낭비’의 주범이다. 이럴 때 필요한 것이 바로 업무 자동화 도구다. IFTTT와 Zapier는 서로 다른 앱을 연결해 자동화 시나리오를 만들어준다. 예를 들어, 특정 키워드가 포함된 이메일이 오면 자동으로 구글 시트에 정리되거나, 캘린더 일정이 슬랙 또는 카카오톡으로 자동 전송되는 기능 등이다. 이런 구조를 만들어두면, ‘해야 할 일’을 잊어도 시스템이 알아서 챙겨준다.

또한, Google Form + Google Sheet 조합은 설문조사, 고객 피드백, 아이 과외일지 작성 등 반복적인 작업에 유용하다.

한 번만 세팅하면 이후엔 손이 거의 가지 않기 때문에, 하루 1~2시간을 절약할 수 있다. 자주 쓰는 이메일 응답 문구, 계약서 양식,

업무 요청서 등도 미리 템플릿화해서 자동화 도구와 연결해두면 훨씬 효율적이다. 여기에 클라우드 기반 파일 정리(Google Drive, Dropbox 등)까지 병행하면, 언제 어디서든 필요한 문서를 빠르게 찾아 활용할 수 있다. 회사 자료뿐 아니라 가족서류, 아이 학교 서류, 보험 관련 문서까지 한 번 정리해두면, 위기 상황에서 큰 힘이 된다. 자동화 시스템은 단순히 ‘귀찮음을 줄이는 기술’이 아니다. 워킹맘에게는 오히려 일상의 구조를 바꿔주는 숨은 비서이자 매니저 역할을 한다. 이제는 “어떻게 이걸 혼자 다 하지?”라는 생각보다, “무엇을 시스템화하고, 무엇을 덜어낼 수 있을까?”를 고민해야 한다. 도구는 단지 보조 수단이 아니라, 워킹맘의 삶을 설계하고 리드하는 핵심 전략이 된다.